現場の打ち合わせ、電話のメモ、会議の議事録。
・ノートを何冊も使い分けていて、後から見つからない
・「あの打ち合わせ、いつの話だっけ？」と過去のメモを探す
・メモしたはずなのに、必要な時に見つからない
こんな経験はありませんか？
実は、こうした日々のメモ整理をかなり楽にしてくれるツールがあるんです。
現場の打ち合わせ、電話のメモ、会議の議事録。
紙・Excel・スマホと情報がバラバラだと、「どこに書いたか分からない」こと、ありませんか？
例えば、メモを探す時間が1日10分あったとすると、
年間で約60時間が、「探すこと」に使われている計算になります。
解決方法はシンプルです。
メモ・議事録・写真を1か所にまとめること。
そこで弊社が活用しているのがMicrosoft OneNoteです。
Onenoteに情報をまとめれば、
✓ 検索してすぐ見つかる
✓ スマホでもPCでも見れる
✓ そのまま共有できる
これだけで毎日の仕事がぐっと楽になります。
★OneNoteでできること
現場で変更があったら簡単にノートを作成できます。
変更箇所をスマホで撮影したら、その場でフリーハンドで囲ってメモ追記。
日付ごとに保存すれば、後で検索して見つけやすくなります。
メールで写真や図面を送らなくても、OneNote上で最新情報をリアルタイムに共有できます。
オフィスの所長も、出先の担当営業も、リアルタイムで作成・確認ができます。
さらに、PDFやExcelファイルも貼り付けられるため、図面や資料もまとめて管理できます。
現場ごとにページを分けておけば、過去の記録も探しやすく、引継ぎ時も後任がすぐに状況を把握できます。
いかがでしたでしょうか？
Microsoft OneNote は、Microsoft 365 に含まれているアプリです。
・会社でMicrosoft 365を使っている
・Excel やOutlookを使っている
こういう環境であれば、
すでにPCに入っている or すぐ使える状態のことが多いです。
もし見当たらなければ、スタートメニューで「OneNote」と検索してみましょう。
「Excelは使えるけど、OneNoteは触ったことがない」
そんな皆様、まずは一つだけ、メモをOneNoteで取ってみませんか？
探し物の時間を減らして、1分でも早く退勤しましょう！